セミナーの当日運営

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◎開場1時間前〜開場まで

ここから当日の流れに沿って注意点を洗い出していきます。

開場の1時間前までには担当スタッフとスピーカーが会場に揃っていることが望ましいです。

 

◎打ち合わせ

当日の流れを担当者全員で確認します。

規模が大きくなればなるほど、早めに会場入りして入念なチェックが必要になるでしょう。

会場設備に関してスムーズに調整出来るように、会場担当者同席のもとで進める必要があります。

来場者がすぐに判断出来るように、スタッフにはバッジや名札を着用させ、カメラマンには腕章をつけさせる場合もあります。

 

◎リハーサル

一度社内で行っている場合でも、会場で改めて確認する必要があります。

講演者と来場者の位置関係、社員の配置などは会場でないと確認出来ないからです。

 

◎機材チェック

パソコンやプロジェクターなどの動作確認を行います。

講演中に電源コードなどが抜けないようにガムテープでしっかりと固定し、

パソコンはスクリーンセーバーやウイルスソフト、メッセンジャーやソフトウェアアップデートなどが起動しないように設定しておきます。

 

◎講演者対応

マイクの有無や種類(スタンド、手持ち、ピン)、ホワイトボードやスクリーンの位置、

講演者の立ち位置、ポインターや指示棒などの備品の有無は、必ず現場でリハーサルを行います。

タイムキーパーやページ送り、暗転のタイミング(キュー出し)は誰がどうやって指示を出すのか、

当日の運営スケジュールに則った確認が不可欠となります。

 

◎開場〜セミナー開始まで

開場時間が近づくと実際に参加者が会場に現れます。

当然ですが、ここまでに会場のセッティングと受付の用意を済ませておきます。

セミナー開始までに注意する点は、いかにして参加者を席までスムーズに誘導できるかです。

最もネックになる、会場案内と参加者受付時のポイントを整理しておきます。

 

◎会場への誘導

参加者はセミナー開始時刻の10分前に集中して来場するものです。

ここでいかにスムーズに参加者を誘導できるかがカギになります。

最低3か所に案内用の立て看板やシートを配置し(余裕があれば人を立たせて)、

参加者が迷うことなく受付にたどり着けるようにしておきます。

 

◎案内看板(案内シート)の設置例

・ビルの入り口から受付までの目立つ位置

・受付付近の目立つ位置

・受付からセミナー会場までの目立つ位置

 

◎参加者の受付

参加証・名刺の受け取り、セミナー資料の配付を行います。

参加証を忘れた人への対応などイレギュラーなパターンも想定して準備を行い、可能な限りスムーズに進行できるようにしておきます。

出欠管理のために回収した参加証や名刺は個人情報になるので、慎重に管理することです。

有償の場合は、あらかじめ領収書を用意しておくと良いでしょう。

 

◎セミナー開始〜セミナー終了まで

定刻を迎えたらいよいよセミナーのスタートです。

今回は司会者の台本とセミナーレポートの撮影テクニックを紹介しましょう。

 

◎会場風景の撮影

セミナーレポートで使用する写真を撮影する場合は、会場の全体風景(写真左)と講演者のアップ(写真右)を後方から撮影しておきます。

ポイントは、参加者の顔が写真に写らないようにすることと、人が沢山参加して賑わっているような構図を工夫することです。

会場全体を撮るには広角レンズのカメラがオススメです。

 

◎セミナー終了後

・個別相談会

申し込み時に話したい内容がある人がいる場合は、その人の座った場所を記憶しておいて営業に場所を教えるか、違う紙の資料を渡すなどします。

セミナー中に質疑応答の時間を設けていても、なかなか手を上げては質問しづらいものであります。

終了後に参加者が講演者と名刺交換しながら質問する時間を長めに設けておくと、控えめな人でも余裕をもって講演者に質問できます。

また、その際に営業担当や広報などが講演者の横に控えておくのも良いでしょう。

 

・参加者名簿の集計作業

セミナー終了後に参加者数をカウントします。

ただし、参加者数のみではなく前回の記事で紹介した『告知数○○名』『申込率○○%』『参加率○○%』の実績を記録して、

次回のセミナー開催に活かすようにすることです。

 

いかがでしたか?

本来は会場の下見を済ませておくのが鉄則だそうですが、当日初めて会場入りする場合は、

出来る限りの余裕を持って打ち合わせを行う必要があります。